Tuesday, September 13, 2011

7 Pertanyaan Fundamental, Anda bertanya saya menjawab ikhwal SOP


1.Apa sih Keuntungan Jika saya memiliki SOP dalam Bisnis dibandingkan jika saya tak memilikinya?
SOP dibuat sebagai panduan, sudah seharusnya bisa diterima semua kalangan . Apa ukuran bisa diterima? Standard SOP mempunyai manfaat yang jelas dan lugas. SOP dalam narasinya akan memberi aturan dan perintah jelas tanpa bias.

Kiat pemberian arahan dan panduan agar bisa diterima
dengan semua kalangan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan. Maka SOP harus dibuat berdasar actual di lapangan, jangan paksakan dibuat hanya berdasar keinginan.

Kalau ini sudah berhasil diciptakan semua pekerja akan menjalankan bisnisnya dengan cara elegan. Timbul rasa senang atas semua kebutuhan, menjalankannya tiada beban. Target akan mudah ditangan tak ada keraguan. 

2. Apakah ada korelasi SOP membantu perusahaan mencapai target ?

Setiap organisasi memiliki target terbaik yang harus diraih disesuaikan dengan Misi , Visi serta karakter serta budaya organisasi bisnis. SOP akan “membumikan” kesemua hal diatas menjadi sebuah panduan realistis menuju tercapainya target.


Bayangkan seandainya sebuah bisnis tak memiliki cara baku mencapai target. Setiap orang, setiap seksi bahkan setiap departemen akan mempunyai bermacam cara untuk meraih target. Betapa kacau kondisinya, betapa rumit suasannya akhirnya betapa buruk dampaknya bagi bisnis kita.
SOP akan menyelesaikan semua perbedaan dengan memberikan solusi tunggal cara mencapai target. Keseragaman akan mengakselerasi pencapaian target dengan fokus hanya satu cara, hanya satu kerja.
3. Apakah “kesaktian” SOP dapat memberikan solusi bagi kualitas ?
Konsistensi diperlukan sebagai jaminan bahwa produk yang dihasilkan tepat waktu , tepat kulitas sebagaimana standard yang telah diminta customer.
Sebaliknya sebaik apapun produk dibuat tetapi selesai melewati waktu yang ditentukan akan memunculkan klaim.
Bayangkan kalau anda memiliki produk makanan yang memiliki experied pendek tetapi harus melayani order luar pulau. Penyelesaian lebih lama dari jadwal akan berdampak domino terhadap semua proses berikutnya.
Apatah lagi kalau anda memiliki produk yang menjadi rangkaian kesatuan proses. Delay kita akan bisa menyebabkan kegagalan rangkaian proses berikutnya. Sekali terlambat menuai klaim berupa discount harga atau kompensasi denda atas kerugian yang diderita customer.
Kualitas yang tidak konsisten berbahaya bagi kontinyuitas produksi. Dibawah standard berarti produk kita akan berada dibawah ekspektasi pelanggan. Pemborosan akan terjadi manakala kita harus melakukan repair juga penggantian produk.
Kita amati, bagaimana resto cepat saji bersystem franchise mampu menyelesaikan order dalam hitungan menit. Kenapa ini bisa terjadi? Tak lain karena semua proses telah terdiskripsikan jelas. Rangkain proses A-Z terukur sehingga takt time waktu dapat di proyeksikan secara nyata. Konsistensi akan mudah t didapat karena ukuran pekerjaan yang jelas
4. Customer Is King, Apakah SOP Mampu memandu petugas memenuhi keinginan
Pelanggan?
SOP dibuat sebagai breakdown customer request. Dibutuhkan hanya mengikuti SOP yang telah dibakukan akan memperoleh kepastian produk terhindar dari kesalahan.
Pekerja akan tenang melakukan tugasnya karena apa yang ada dalam SOP menguraikan step-step proses. SOP juga memuat kriteria Good–No Good material hingga ke prosesnya juga panduan jika menjumpai abnormalitas.
Tiadanya SOP akan memunculkan kekhawatiran sewaktu-waktu apa yang dikerjakan menjadi defect. Defect muncul jika ada rentang berjarak antara standard dengan hasil akhir sebuah produk.
Dalam bisnis konvensional tak ada diskripsi jelas tentang bagaimana menerjemahkan keinginan customer. Sehingga mood pekerja akan dominan menentukan hasil akhir sebuah produk yang disajikan.

5. Apakah benar SOP dapat menyelesaikan masalah saat ditemukan Customer Claim?
Pengalaman saya mengamati beberapa bisnis UKM mereka menyelesaikan claim hanya dengan membayar ganti kerugian . Tanpa membuat alternative countermeasure akan membuka peluang akan terjadinya pengulangan defect kembali.
SOP akan sangat cepat dan tepat memetakan alternative-alternative peluang terjadinya defect. Coba anda bayangkan seandainya kita tak memiliki SOP yang informative. Bagaimana kita akan memulai sebuah investigasi ? . Bagi sebuah bisnis yang selalu berorientasi kepuasan pelanggan, Claim adalah feedback dan sarana kita untuk segera membuat evaluasi perbaikan dan perubahan.
Awali dengan kalimat tanya Why-Bagaimana bisa terjadi? Kalimat tanya ini adalah merupakan sebuah ajakan kreatif untuk mencari solusi. Jika anda lontarkan kalimat Mengapa, maka jawabannya hanyalah “karena”. “Mengapa proses…. ini terlewati?” Jawabnya Karena ada operator yang Lupa melaksanakan proses….. .Pertanyaan Mengapa akan berhenti pada suatu sebab yang telah dilakukan. Setelah diketahui alasan dan sebabnya, maka berhentilah sampai dititik itu. Sebaliknya dengan pertanyaan Bagaimana, Kita akan dituntun mencari rootcause nya sehingga berikutnya akan mengajak kita mencari pemecahannya.
Coba Kita bisa belajar ke raksasa Toyota sebagai marketing Leader Automotive dari Japan. Saat mendapat Customer Claim mereka berani menggali dan membreakdown hingga 8 level Why . Terbukti, hari ini tak ada satu negarapaun di semua benua di dunia yang tak menggunakan produk Toyota.
Mari jadikan SOP yang tepat sebagai sebuah keunggulan kompetitif selangkah didepan para competitor.
6. Bagaimana Cara SOP memberi kontribusi nyata terhadap perbaikan Internal organisasi Bisnis saya?
Umpan balik dari pekerja sangat diperlukan sebagai bahan kajian perubahan maupun perbaikan. SOP akan memberi kemudahan bagi anggota untuk menjalankan setiap proses. Saat ada penyimpangan maupun deviasi kegiatan dapat segera diketahui lebih dini.
SOP tidak tabu menerima usulan perubahan, tidak terlarang menerima kritikan. SOP sangat berarti saat adanya “perbedaan” diantara system yang ideal dengan praktek lapangan. Inilah kunci bagaimana sebuah bisnis selalu mengadakan perubahan perbaikan.
Maka tengoklah bagaimana Layanan beberapa Franchise makanan selalu menjadi lebih baik dari waktu ke waktu. KFC maupun Mc Donald bisa dilihat bagaimana mereka selalu menyajikan yang terbaru dan terbaik sebagai bentuk inovasi. Lima bahkan setahun lalu anda bisa rasakan beberapa kekurangan penyajian mereka. Saat ini kehadiran mereka lebih sempurna dibanding masa sebelumnya.
7. Perubahan adalah harga mati, apakah SOP dapat berkontribusi kearah perubahan lebih baik?
Perubahan adalah sebuah keniscayaan dalam setiap organisasi. Apalagi saat kompetisi bisnis menjadi bagian dari sebuah eksistensi pencapaian. Organisasi bisnis harus selalu dinamis menyikapi setiap perubahan dengan memberi yang terbaik. Mereka yang tak melakukan perubahan maka dia akan ditinggalkan.
Coba anda lihat bagaimana kondisi toko-toko kelontong konvensional hari ini mulai kehilangan pelanggan. Hal ini dikarenakan pelanggan telah memperoleh pilihan lebih baik dengan kehadiran Indomaret atau Alfamart.
Bisnis penjualan kelontong saat ditangani dengan cara bagus berhasil menjadi pemenang persaingan. Customer mendapat tempat yang bersih, sejuk, dengan beragam varian pilihan. Label harga ada disetiap product yang dijual, customer dapat langsung memilih barang sesuai kebutuhan. Keunggulan kompetitif ini tak dimiliki toko kelontong konvensional.
Kalau kita melihat fenomena semacam ini, sepertinya hanya satu pilihan bagi toko kelontong konvensional. Melakukan perubahan sesuai kebutuhan pelanggan atau siap ditinggalkan. Tak ada sarana terbaik membuat perubahan tanpa kita memiliki cara mengontrol systemnya. SOP adalah tool yang akan membantu kita membuat sebuah terobosan.
SOP akan dapat merubah bisnis biasa menjadi luar biasa. Yang Membedakan toko kelontong konvensional dengan Indomaret- Alfamart. Karena di kedua toko terakhir dilengkapi dengan pemastian bersistem. Perubahan tak perlu ditakutkan karena sistem akan mengontrol setiap pergantian, akan berada di right track (Lse).  
 

2 comments:

eshape waskita said...

Contoh SOP yang tidak diikuti dengan benar, walaupun hanya tidak diikuti pada bagian yang sangat sepele adalah film UNSTOPABLE !

Gara-ghara SOP tidak dijalankan dan bertemu dengan SOP yang lain dan juga tidak dijalankan pada bagian sepelenya, maka jadilah sebuah kereta yang melaju kencang tanpa masinis dan tanpa dapat disetop lagi !

Salam sehati

Lukman Setiawan said...

Wow tengkiu brader atas atensi dan info-nya.Coba nanti saya akan lihat movie Unstopable. Berharap dpt Insight dan pencerahan dr sana.SOP-asti!